Neue E-Rechnung Richtlinie: Was KMU jetzt wissen müssen
Ab dem 1. Januar 2025 tritt eine neue E-Rechnung Richtlinie in Kraft, die für Unternehmen weitreichende Konsequenzen hat. Insbesondere kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sollten sich mit den Änderungen vertraut machen, um rechtzeitig vorbereitet zu sein und von den Vorteilen zu profitieren.
Was ändert sich?
Die neue Richtlinie schreibt vor, dass Rechnungen im Geschäftsverkehr innerhalb der EU künftig in elektronischer Form erstellt, übermittelt und verarbeitet werden müssen. Ziel ist es, Prozesse zu vereinfachen, die Effizienz zu steigern und die Fehleranfälligkeit zu reduzieren. Die Richtlinie betrifft sowohl den B2B- als auch den B2G-Bereich (Business-to-Government).
Wichtige Punkte der neuen Regelung:
• Verpflichtung zur E-Rechnung: Für viele Unternehmen wird die Nutzung von E-Rechnungen zur Pflicht.
• Standardisierte Formate: Es werden spezifische Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung vorgeschrieben, um den Datenaustausch zu erleichtern.
• Digitalisierte Prozesse: Papierrechnungen sind nicht mehr zulässig, was Unternehmen zur Anpassung ihrer bisherigen Abrechnungsverfahren zwingt.
Wer ist verpflichtet, eine E-Rechnung zu erstellen?
Die Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung betrifft vor allem:
• Unternehmen, die Geschäfte mit öffentlichen Stellen (B2G) tätigen: Lieferanten und Dienstleister, die mit Behörden zusammenarbeiten, müssen zwingend E-Rechnungen ausstellen.
• Unternehmen im B2B-Bereich: Je nach nationaler Umsetzung der EU-Richtlinie können auch Rechnungen zwischen Unternehmen der Pflicht unterliegen.
• KMU: Kleinere Unternehmen sind in vielen Fällen ebenfalls betroffen, insbesondere wenn sie mit öffentlichen Auftraggebern oder größeren Firmen zusammenarbeiten.
Die genauen Regelungen können von Land zu Land unterschiedlich sein. Daher sollten sich Unternehmen rechtzeitig informieren, welche Vorgaben in ihrem spezifischen Geschäftsbereich gelten.
Wichtige Fristen und Übergangsregelungen:
• Ab 1. Januar 2025: Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Für den Versand von E-Rechnungen gelten Übergangsfristen.
• Bis 31. Dezember 2026: Unternehmen dürfen weiterhin Papierrechnungen oder andere elektronische Formate (z. B. PDF) versenden, sofern der Empfänger zustimmt.
• Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro sind verpflichtet, E-Rechnungen zu versenden. Kleinere Unternehmen dürfen bis Ende 2027 weiterhin Papierrechnungen oder andere Formate mit Zustimmung des Empfängers nutzen.
• Ab 1. Januar 2028: Die E-Rechnungspflicht gilt uneingeschränkt für alle Unternehmen im B2B-Bereich, unabhängig vom Umsatz.
Ausnahmen:
• Kleinbetragsrechnungen: Rechnungen mit einem Gesamtbetrag bis zu 250 Euro sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.
• B2C-Geschäfte: Rechnungen an Privatpersonen sind nicht betroffen; hier können weiterhin Papierrechnungen oder PDFs verwendet werden.
Warum ist die Umstellung wichtig für KMU?
Für kleine und mittlere Unternehmen ist die Einhaltung der Richtlinie nicht nur eine rechtliche Verpflichtung, sondern auch eine Chance. Elektronische Rechnungen können den Verwaltungsaufwand erheblich reduzieren, die Liquidität verbessern und die Zusammenarbeit mit Kunden und Lieferanten erleichtern.
Weiterführende Links
IHK Nord Westfalen: Obligatorische E-Rechnungen ab 2025
HWK Münster: E-Rechnung im Handwerksbetrieb
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